Aplikace na všechno VS Na všechno aplikace

Odklon od robustních komplexních ERP je, zejména u malých podniků, zcela zřetelný a tyto novodobé projekty využívají obrovské díry na trhu, která díky tomu vznikla. To je samozřejmě v pořádku – vyskytl se prostor pro realizaci mnoha mladých mozků, které se hrdě scházejí v co-workingových centrech, tvoří si podnikatelské „HUBy“, kde sdílí kanceláře a mnohdy i techniku. Jsou mladí, něco dokázali a často je potkáte popíjet kávu v některé z lepších kaváren, kterak u toho zuřivě hledí do svých laptopů či tabletů a (ti úspěšnější) u toho celý den telefonují.

Nově vznikající trendy

O smyslu moderní podoby kanceláří nepochybuji a i jinak velmi zkostnatělá marketingová oddělení automobilek na tento trend již reagují. Například Renault a jejich „auto pro úspěšné“.

Nepotřebuješ oblek, řidiče, ani fádní kancelář…

Druhou stranou mince je udržitelnost takového modelu, jehož osud si nedovolím předvídat zejména proto, že doposud chybí data, která by ospravedlnila jakýkoliv závěr. Do nynějška se mnoho úspěšných živnostníků dokázalo prosadit i bez kanceláří a s technikou, kterou doma tak nějak už měli. Nicméně hlavní problém, který v tomto trendu osobně vidím, není v tom kde se moderní „startupové“ společnosti scházejí, ale v tom co nabízejí za produkty.

Naprosto nepolemizuji s faktem, že segment malých a středních podniků a podnikatelů je pole neorané a zasluhuje si svůj díl pozornosti od poskytovatelů informačních a podpůrných systémů. Co je do očí bijící, je fakt, že zavedené velké společnosti stojící za velkými ERP systémy na tento trend buď nedokáží reagovat vůbec (či jen velmi pomalu) a nebo na něj reagují jen vágně a to tím, že svůj „velký“ systém osekají na dřeň, zlevní jej a za (či před) název své vlajkové lodě dají nějaké sexy slovo jako je EASY, SMALL BUSINESS EDITION, SMART nebo podobný blábol. Kreativita nula, ale v zásadě to funguje – a to se počítá. A tím vlastně sami otevřeli dveře potenciálně bující konkurenci, která je postupně z tohoto segmentu, troufám si říci, vytlačí. Tedy, pokud svůj přístup jedna či druhá strana nezmění.

Přirovnat by se to dalo ke stavebnictví zažívajícímu neuvěřitelný boom v devadesátých letech minulého století. V té době si nešlo představit, že by společnost typu např. SKANSKA stavěla rodinné domy za 5 milionů. To jsou/byly přeci drobné. A tak vznikaly menší firmy, které ty domy stavěly a peníze vydělaly. Proč ne. Boom dávno skončil,  situace se rapidně změnila a dům vám dnes postaví klidně i Metrostav. Informační technologie čeká pravděpodobně stejný scénář, jen o nějaký ten pátek později.

Co zákazníci hledají?

Nutno podotknout, že tuto otázku si asi většina soudobého trhu nepoložila. Anebo položila a spokojila se s odpovědí „chtějí menší systém za co nejmíň peněz“. To je asi v zásadě pravda, nicméně firmu na tom dlouhodobě neudržíte. Je potřeba vědět, jaké jsou skutečné potřeby živnostníků nebo malých až středních podniků. Jak jim skutečně může zrovna váš systém pomoci…jak jim ušetřit náklady….zvýšit obrat…..ušetřit čas zaměstnancům….atd. A následně přinést tak kvalitní produkt, který to skutečně dokáže. To jsou 3 základní body, které je třeba naplnit. Bohužel, většina současných produktů se zastaví už v bodě jedna a „vytvoří malý a levný systém“. Možná pětina společností se zamyslí i nad bodem dva a „přinese systém, který by měl snížit náklady“, například. A najít ty, kteří dojdou až na třetí zastávku a opravdu vyvinou něco, co zanechá reálné výsledky, to není věru vždy lehkým úkolem.

Každopádně jsme v situaci, kdy je neznalý klient postaven do rozbouřené řeky a sám neví, co by si měl vybrat za produkt. V lepším případě ví, co konkrétně od systému očekává a kolik na to má zhruba peněz a na trhu „pouze“ hledá vhodný systém. V horším případě ví, že jej něco trápí, chtěl by to řešit, ale absolutně neví jak a čím. Možná dá na doporučení, možná na reklamy. A v ten moment je v pasti – v reklamách vidíme většinou stabilní a zavedené produkty, které slibují „efektivní účetnictví“, „dokonalé koláče“ nebo „ten správný podnikový software“.

Pokud je klient znalý a alespoň v malé míře na trhu se orientující, bude již vědět, že si může vybrat zhruba ze tří směrů, které mu aktuální stav poskytuje:

• Velké, zavedené softwarové firmy nabízející „osekaný“ produkt pro segment malých a středních podniků
  • Jejich vlajkové lodi stojí jednotky až desítky milionů korun, ceny osekaných řešení se značně liší
• Firmy, které jsou postaveny na levnějších a jednodušších řešeních
  • Jejich main produkt je systém zaměřený na menší firmy a stojí v řádech statisíců korun, ovšem často bývají v basic verzi (pro 1 uživatele) i zcela zdarma
• „Mladé“ firmy orientující se na mobilní technologie, cloudová řešení a jednoduchost aplikací
  • Ve většině nabízejí své produkty formou pronájmu či prodávají úseková řešení formou různých druhů aplikací

Co jim firmy nabízejí?

Nechat si dnes (prakticky) cokoliv programovat na míru – v oblasti podnikových systémů – je přežitek a cesta do pekel. Firmy tedy nabízejí více či méně customizovatelná krabicová řešení v nichž (v ideálním případě) odráží své doposud získané know-how a přepoužívají úspěšné moduly využité u předchozích zákazníků. Svět není ideální a tak je potřeba svého dodavatele hledat pečlivě. Zní to sice banálně a použitelné to je ve všech odvětvích, nicméně i přesto je právě pečlivost při výběru dodavatele takto důležitého produktu často opomíjena. Z lenosti, z neznalosti, z časové tísně či z prostého „kamarádshaftu“.

Zabývat se rozdílem mezi velkými a malými komplexními systémy není tématem tohoto článku, věnoval jsem se mu již v prosinci minulého roku.

Moderním trendem, který plete hlavu mnoha technologií neznalým potenciálním zákazníkům, je však právě výše zmiňovaná vlna startupů a moderních aplikací.

Jak je poznáte? Většinou mají sexy promo na sociálních sítích a někdo z vašich přátel, známých či známých vašich přátel vás přesvědčuje, abyste nově vzniklé stránky projektu navštívili a „olajkovali“ na Facebooku. Nově vzniklá organizace vás přes různé kanály vyzve také ke spojení na Linkedinu a vytvoří si nástěnku na Pinterestu. Proč ne.

Většinou slibují revoluci a maximální jednoduchost a přenositelnost. Skoro vás přesvědčí, že když budete mít tuhle aplikaci, nemusíte už vkročit do kanceláře a veškerý váš business vyřešíte od kávy – a to pozor, rozhodně ne od piccola, probůh. Jen to ne! To vám ustřihnou vousy, protože si je nezasloužíte.

V neposlední řadě vás přesvědčí k prokliku na stránky, které většinou vypadají všechny stejně. Mají moderní responzivní single-stránkový design, který vypadá dobře i na tabletu se 21“ displejem. No a co, že se žádný takový snad nevyrábí. Musíme myslet „ahead“ a předpokládat, že to tak BUDE! Ilustrační formát designu, který splývá v jeden pojem, nikoli neporovnatelný s legendární UHO omáčkou školních jídelen, uvádím níže – je to template. Nerad bych z(ne)výhodňoval jakoukoli firmu tím, že bych vybral zrovna její stránky.

Neadresná ukázka moderního designu webovek

Je to tak trendy, až to má každý. Ale opět – proč ne, na těch mobilech a tabletech to skutečně funguje dobře a pokud autor vašeho/jejich webu nebyl diletant, asi se to bude dobře chovat na různých viewportech, v různých prohlížečích a i na mobilu to bude jakž-takž svižné.

Jo, a taky bude mít většinou anglický název. To se musí.

Aplikace pro podporu core procesů, nebo aplikace pro aplikaci?

Že to dobře vypadá, je to dostatečně sexy a dozví se o tom dostatečný počet potenciálních zákazníků, je fajn. Ačkoliv předchozí odstavec tomu možná nenapovídá, těmto aplikacím fandím a cloudové řešení ve formě pronájmu mi přijde jako vysloveně dobrý nápad, krok vpřed a vhodné řešení pro mnoho (i mých) klientů, ALE…

Co to ve skutečnosti také umí?

„Nejsem tak bohatý, abych si mohl kupovat levné věci“

Vzpomněl jsem si na toto staré známé přísloví (ono to asi není přísloví, ale v podobném duchu se to používá) v jednom projektu pro menší vydavatelský dům, který sháněl náhradu za +- 20 let starý, na míru programovaný systém. Z poměrně přísného síta výběru skrze do detailu propracované technické zadání vzešli dva hlavní favoritů s odlišnou strategií:

• Menší komplexní systém běžící na lokálním serveru s možností mobilního přístupu ze zařízení se systémem Android v pevné ceně okolo 200 000,- Kč.
• Malá progresivní aplikace v měsíčním pronájmu za zhruba 4 000,- Kč a slibem, že dovývoje se do požadované částky do 200 000,- Kč vejdou a o některé z nákladů se podělíme, protože budou využity pro další zákazníky.

Varianta druhá bez fixních přímých nákladů se jevila jako favorit do chvíle, než se ukázalo, že z klíčového požadavku na systém neumí aktuální aplikace nic a vše by se muselo doprogramovat. I přesto, že potenciální dodavatel nabídl poměrně férovou cenu na hodinu práce vývojáře, vyšplhala by se cena na 600 000,- Kč.

V žádném případě netvrdím, že je to aplikace špatná! Pro tento případ ovšem nepoužitelná. To je ostatně důvod, proč je řádná analýza a technologický návrh důležité udělat PŘED takovou změnou (o čemž se můžete poměrně podrobně dočíst i z mého projektu v advokátní kanceláři). Je důležité mít někoho, kdo vaše businessové představy, které by mělo IT naplnit, převedl do reálného jazyka popisu i technologického návrhu a na něj jste pasovali systém, v žádném případě ne naopak.

Achillova výhoda malých aplikací

Toto zjištění mne dovedlo k hledání cesty, jakou tyto malé aplikace využít. Co je vlastně jejich výhoda? A kde naopak velmi ztrácí?

Srovnání závěrem

Na závěr bych si dovolil ukázat vám modelový příklad, kdy pro malou firmu o 12 lidech sháníme nový systém s požadavkem, aby celkové náklady na SW nepřesáhly 200 000,- Kč, systém byl kompatibilní také s platformou Android a zvládal standardní oblasti jako CRM, Ekonomiku, Zakázky (sklad není nutný, nejde o výrobní podnik ani podobná odvětví) apod. Zároveň má specifické požadavky na cenotvorbu a výpočet provizního systému prodejců. Majitel firmy chce také v systému proces fakturace, jehož vstupy/výstupy bude komunikovat s ekonomickým software Pohoda. Toť zadání. Z pochopitelných důvodů nebudu uvádět názvy společností, ani systémů – jedná se ovšem vždy o reálné společnosti i produkty.

V ruce máme zadání, funkční analýzu, design i architekturu budoucího systému a vybíráme, jaký SW nám požadavky nejlépe pokryje s ohledem na klíčové faktory.

1. Varianta – „Jeden software vládne všem“

Najdeme na trhu již 15 let zavedený systém, který modulově pokrývá všechny oblasti. Nemá natolik propracovaný provizní/ceníkový systém, ale nabízí sazbu na dovývoj těchto funkcionalit a avizuje, že se podělí 50/50 o náklady, protože bude tento rozšířený modul nabízet i dalším zákazníkům.

Systém se kompletně instaluje na interní server a nabídka obsahuje také 5 licencí pro systém android, pro který ke svému systému nabízí mobilní aplikaci se základními funkcemi, která komunikuje do stejné databáze.

Cca jednou ročně je systém aktualizován (pokud např. legislativní změny nedonutí pustit dřívější aktualizace) „velkou verzí“, k jejíž implementaci je potřeba zhruba 2 dny práce od dodavatele. Pravidelné patche jsou v ceně produktu. Volitelná je servisní smlouva s měsíčním paušálem a předobjednanými hodinami konzultantů pro nápravy či dovývoje systému. Tato varianta nebyla zvolena s ohledem na fakt, že já osobně jako následný správce systému mohu všechny tyto opravy učinit sám, stejně jako zaškolení uživatelů a jsou již zahrnuty v mém kontraktu.

2. Varianta – „Sněhurka a sedm trpaslíků“

Řekneme si, že nás pálí zejména cenotvorba, provizní systém a přidružená ekonomika/fakturace. Na trhu zjistíme, že žádná dostupná aplikace si neporadí s algoritmem a technickými požadavky na tento modul a tak poptáme ten nejbližší a poptáme dovývoj včetně napojení na Pohodu, což je požadavek klienta.

Zjistíme, že celková cena takové aplikace je vcelku příznivá, ale neporadí si se systémem objednávek a zakázek, nezvládá spravovat CRM, komunikovat s Google Services a navíc je nabízena pouze formou externího cloudového řešení. Hledáme tedy další „malé systémy“, které by pomohly realizovat procesy i v dalších oblastech. Nacházíme. A jsou to produkty skvělé.

ALE.

Nechme stranou cenu a celkovou náročnost jejich implementace. To shrneme na konci. Otázkou je…co s daty. Každá aplikace by měla mít datový můstek, aby nedocházelo k duplicitě dat. Jistě, všechny umí exportovat data do všech možných i nemožných formátů, ale RUČNĚ a nebo automatizovaně třeba do svého cloudu nebo v lepším případě do GoogleDisku či OneDrive.

Velmi zjednodušeně řečeno – NENÍ to jeden systém. NENÍ to jedna databáze. NEJSOU to jedna a tatáž data. Je to sedm různých aplikací a každá, ač ve svém oboru skvělá, „kope sama za sebe“.

Pozor na to. Skládat si systém z různých aplikací prostě a jednoduše není dobrý nápad. Budete se trápit s daty. Ve finále šíleně přeplatíte, každá appka si pár tisícovek měsíčně vezme. A proč? Většinou jsem se setkal s odůvodněním, že budoucnost je nejistá a majitel(é) nechtějí platit takovou fixní částku.

Osobně raději zaplatím 200k na ruku, než přeplácet skoro o milion za pět let.

A to nemluvím o 6 různých smlouvách, podmínkách a tak dále.

Jednu. Dvě appky. Pokud je to vše, co pro úspěch svého podnikání potřebujete, pak ano. Systém z nich ale neskládejte.

A když už byste rádi moderní cloudové řešení a systém spíše jako aplikaci, než-li jako velký software. Existují šikovná řešení s pronájmem okolo 3-4 tisíc měsíčně za 10 uživatelů, která pokryjí 5 ze 6 funkčností výše uvedených aplikací. Jednoduchý systém. S jednou databází. Na jednom cloudu. Jednodné výstupy. Žádné exporty. Žádné přepínání mezi aplikacemi.

Napište mi. Poradím.