Má smysl vstupovat do projektu, který má pár procent šance na úspěch?

Projekty informačních systémů se za 3 dekády změnily k nepoznání. Změnili jsme způsoby jejich zadávání i analyzování. Změnili jsme jejich popis i dokumentaci. Často metody, jak úspěšné projekty řídit a implementovat v danou dobu moderní software. Co ale stále nedokážeme, je schopnost vypořádat se změnami v jejich průběhu.

Většina z komplexních ERP systémů se snaží postihnout všechny myslitelné funkcionality tak, aby co nejvíce vyhovovaly širokému spektru zákazníků napříč segmenty, velikostmi a strukturami. Ušlechtilá myšlenka, o tom nemám nejmenších pochyb. Jak ale vzít jeden produkt, byť v několika verzích, a použít jej pro každou firmu s nadějí, že vyhoví všem specifickým požadavkům. Zkušenosti hovoří jednoznačně, nejde to. Ačkoliv se velké softwarové firmy snaží přesvědčit veřejnost o opaku, míra úspěšnost projektů implementace velkých a komplexních systémů hovoří za vše. 

Snahou o komplexnost systémů jsme se sami postupně odcizili jejich původní myšlence - tedy podpořit business procesy v podnicích a tím také uživatele v jejich práci. Management velkých korporací se odtrhl od denodenní reality svých zaměstnanců a spolupracovníků a často s nimi vůbec, nebo příliš málo, konzultuje jejich potřeby ještě před výběrem vhodného systému. Základní premisy úspěšného projektu jsou přitom v zásadě velmi jednoduché, jak ukazuje stále platící pyramida hodnot níže. Problémem není, že bychom teoreticky nevěděli "jak to má dopadnout". Problémem je, že není snaha (a bohužel dost často na straně dodavatele i zákazníka) věnovat těmto zásadám pozornost a čas. 

Pro velké korporace a firmy je na trhu široké množství robustních řešení různé kvality a ceny a není mou ambicí v roli jednotlivce zasahovat do takto rozsáhlých projektů (není to jednoduše možné bez týmové práce mnoha specialistů). Podniky malé až střední. Pro velké firmy je to jako by Skanska nebo Metrostav měly stavět Váš nový rodinný dům. Oni by to asi i uměli, nebýt dvou velkých ALE.

Jejich řešení je velké, typové a výsledkem dlouhých let vývoje. Neumí tak reagovat na specifické potřeby menších podniků, které logicky nefungují tak, jako korporace velké, kde lidé často nesedí ani v jedné zemi, natož budově. Organika systému je v těchto firmách zcela odlišná a sebelepší produktové řešení nebude umět plně reagovat na specifické potřeby menších podniků a podnikatelů. 

A zadruhé? Hodnota zakázky bude pro tyto firmy pravděpodobně příliš nízká, než aby pro Vás alokovaly zdroje na výstavbu domku. U systémů to bude analogicky velmi obdobné. Budeme-li mít velké štěstí, uvolní někteří z velkých hráčů verzi svého systému s dodatkem "Easy", "Lite" nebo nějakým podobným a budou se tvářit, že to je výsledek dlouholetého přizpůsobování potřebám malých a středních firem. Věřte mi, že není. Je to více či méně sofistikovaně osekané původní řešení o moduly, které tato cílová skupina jednoduše nepotřebuje. 

Jak tedy pracovat s cílovou skupinou malých a středních podniků? Osobní přístup bez jakéhokoliv klišé, které v sobě toto spojení může nést. Jak vlastně tedy postupujeme v několika základních krocích?

Problém nebo příležitost = potřeba

V první fázi zjišťujeme, že naší firmě něco chybí nebo by chtěla využít nějaké příležitosti. Ať tak či tak, chceme je pokrýt a naše současné vybavení/know-how/technologie na to nestačí. Snažíme se tedy tutop potřebu pojmenovat a definovat jisté faktory, které bychom při jejím uspokojení chtěli naplnit.

Kdo je schopen to udělat?

Většina menších podniků nebude mít ve svých řadách kompletní IT oddělení čítající architekta, analytika, správce, konzultanta a další profese. Ti, i kdyby byli se všemi těmito obory důkladně seznámeni, prostě nemohou ve své časové a mentální kapacitě pojmout řešení systémově a věnovat se mu na 100%. Dochází tak k potřebě navázat spolupráci s někým, kdo bude umět pomoci.

Výběr vhodných spolupracovníků

Mohl bych také napsat dodavatelů, ale já osobně věřím v to, že by měli být spíše našimi partnery. Měli bychom společnými silami přijít na to, jakým způsobem potřebu uspokojíme. Nikde není psáno, že potřebujeme drahý software. Dokonalá analýza stavu a problémů nám může mnohdy odhalit zajímavé závěry - mnohdy si vystačíme s aktuálním HW i SW a měníme pouze myšlení lidí, organizační strukturu či procesy tak, aby firma pracovala efektivněji kje splnění vytyčeného cíle. Stejně tak je možné, že bude potřeba nějaký software pořídit a to je pak znovu krok, kde se mnohdy objevují problémy.

Výběr vhodných nástrojů

A s tím spojený výběr dodavatelů. Zde narážíme na další důvody neúspěchu většiny projektů. Neumíme zvolit klíčové faktory pro výběr. Neumíme se oprostit od kladení přílišného důrazu na cenu. To znamená, že většina výběrových řízení stojí a padá na tom, KOLIK TO STOJÍ. A to je více než špatně. Dodavatelé to vědí a v nabídce svého projektu to patřičně upraví tak, aby cena byla nízká. Doteď dobré, ne? Na seznamu modulů to většinou ani nepoznáte, je to schováno zejména v čase, kolik Vám na projekt věnují kvalitní zaměstnanci dodavatele. Většinou skoro nic a běžní konzultanti už prostě nedostatečnou práci architekta a analytika nedoženou. 

Nevybírejte projekt podle ceny. Vrátí se vám to, až budete platit servis a další poimplementační requesty, kterých takřka jistě budete mít mnoho. 

Jak tedy vybrat správně?

Použiji analogii s výběrem zásnubního prstenu. Budoucí ženich má příležitost, kterou chce využít. Ví, jaké má finanční možnosti ke koupi prstenu, ve většině případů bude znát přibližný vkus své životní partnerky a pokud plánuje velmi, bude znát i velikost jejího prsteníčku. Ve většině případů si na internetu najde pár obchodů, kde se mu líbí prsteny a do jednoho z nich zajde na "konzultaci". Co tam řekne? "Dobrý den, potřeboval bych hezký zásnubní prsten a mám na něj (např.) 10.000 Kč". V lepším případě si cenu zadá o něco nižší, než je jeho budget, aby "měl rezervu". Tak nikdy nevybere prsten, se kterým bude spokojený. Tedy, nikdy neříkej nikdy, ovšem ve většině případů to skutečně nedopadne podle představ.

Jaký je tedy správý postup?

• Základem je zadat si poptávku ve více konkurenčních obchodech, tedy "vypsat" výběrové řízení.
• Ještě předtím bude dobré obvolat několik kamarádek své partnerky, aby poradily ty detaily jejího vkusu, které s Vámi nesdílí. Tedy oslovit klíčové uživatele a zjistit, co oni od produktu potřebují a chtějí.
• To jsem ještě nezmínil? Docela dobré by bylo mít jistotu (tu nemáte nikdy, ale 99% snad ano), že její odpověď bude ANO. Není nic lepšího než zaplacený "projekt", který pozbyl svého využití. Přesuňte si tento bod na první místo - alespoň vidíte, že ani mě ten nejzákladnější z důvodů nenapadl jako první.
• Většinou naleznete možnost, kdy nenápadně s přítelkyní prokonzultovat její vkus a zjistit, jestli má rády prsteny dřevěné, zlaté nebo ocelové, případně jaké má ráda drahé kameny (a zda vůbec). Koneckonců, ona je hlavním důvodem proč jej pořizujete. Ona je "product owner" a náš systém (prsten) by měl "fungovat" především pro ni.
• Důležité je taky mít přehled o vnějších vlivech - tedy, kdo, jak, za kolik a do kdy vhodné prsteny vyrábí. Zda nemá například za měsíc 25% slevu na zásnubní prsteny a další faktory, které mohou pomoci při vhodném výběru. 
• A nakonec? Smlouva. Velmi důležitá součást projektu, která definuje veškeré jeho náležitosti. Nechcete přeci mít prsten bez certifikátu, bez záručního listu a bez možnosti jej nechat případně upravit, pokud by v první fázi zcela nesplnil očekávání. 

Jde to, opravdu to jde...

Není jednoduché projít celým projektem bez chyb. Ale pokud budeme pracovat jako partneři s jedním společným cílem, může se projekt podařit. Stačí opustit zkostnatělé metodiky velkých systémů a pracovat operativně, aneb jak je dneska moderní - agilně. Postupnými kroky plnit očekávané funkcionality, ihned testovat a dojít až k poslednímu akceptačnímu bodu, kdy si předáme vše včas a za předem odhadnutou sumu. A především - "bude to umět to, co od toho chcete". Nic méně, což je samozřejmost, ale také nic více, což, jak se postupem času ukazuje, bývá kamenem úrazu mnoha projektů.