People Management Forum a HR Forum

Naše spolupráce započala spolu s rokem 2011 v nesmělé rovině "potřeby zlepšit marketingové aktivity a obraz společnosti v očích laické i odborné veřejnosti". Ano, živil jsem se během studií marketingem a využíval svých schopností napsat docela poutavé texty a chytlavé slogany.

Společnost People Management Forum měla za sebou radikální krok - rebranding. Radikální změna image značky, včetně lokalizace názvu do anglického jazyka. Ukázalo se ale, že potřeba není "zlepšit marketingové činnosti". Lidé mající toto na starost byli schopní a nadšení do své práce. Zakopaný pes se ovšem schovával mnohem hlouběji. Chyběla koncepce jak s novou image naložit. Jak pracovat s cílovými skupinami a zhodnotit tak finance a čas vložené do rebrandingu. Mnoho informací o projektu rebrandingu lze nalézt například v mé diplomové práci.

A tehdy započala cesta...

Máme nové logo, profesionální manuál - přesně tedy víme, jak mohou loga vypadat, jaké mají být okraje a jak používat reversní nebo černobílou variantu. Známe "naše" barvy. A co dál? To rozhodnutí stálo před tehdejší výkonnou ředitelkou, Zitou Lara. První věcí byla aktualizace webů, resp. vytvoření webů zcela nových.

Přiznám se, že nejsem ani webdesignér, ani programátor, ani kodér, ani webový grafik. Mám marketingové cítění a proto jsem tušil, jak web poskládat, aby plnil svůj účel, ale dál? Programátor byl zajištěn společností a webového grafika a experta přes UX znám a proto jsme nové weby vytvořili společně s Markem Jiranem. To byl úkol první, jak jsme však v průběhu zjistili, nebyl zdaleka poslední.

Co s daty?

Ať již před, nebo po rebrandingu, společnost generovala poměrně velké množství dat a nedisponovala kvalitní sítí procesů, kterými je spravovat pro naplnění klíčových faktorů. Rovněž neexistovala prakticky žádná databáze, která by data uchovávala ve vhodné struktuře a vytvářela mezi nimi vazby tak, aby jednotliví uživatelé měli vždy přístup k těm datům, která potřebují a zároveň ta správná data generovali. Úkolem tedy bylo takový systém navrhnout. A to tak, aby nebylo nutné zakoupit software za stovky tisíc. V tomto případě malé společnosti šlo spíše o navržení optimálních procesů a vytvoření "jednoduché" databáze dat s využitím současného softwarového vybavení a webového rozhraní. 

Co jsou faktory úspěchu?

Rychlost. Efektivita. Stabilní navyšování členské základny. A samozřejmě výnosy.

Protože cíle "neziskové", šlechetné či společensky odpovědné (nebo jak je chcete nazývat) se dařilo společnosti dlouhodobě plnit na výbornou a v jejich plnění byly (a jsou) zaměstnankyně a spolupracovnice skvělé, bylo hlavním úkolem pomoci v oblastech organizačních, technologických a ekonomických. Proto výše zmíněné klíčové faktory. 

Rozbor transformačních míst

Aneb jak máme vytvářet systém pro uživatele, když se jich neptáme co potřebují

Výhodou a zároveň nevýhodou vytváření organiky systému "na zelené louce" je fakt, že nikdo doposud nezjišťoval, co uživatelé potřebují ke své práci, jaké výstupy produkují a jaká je jejich návaznost. Příjemné rozhovory u dam pracujících tehdy v People Management Foru (dále jen PMF) během jejich pracovního dne nám dalo plno podnětných informací, které jsem sepsal do přehledných tabulek s jasnými informacemi o tom, co je vstupem a výstupem každého transformačního místa ve společnosti. Věřte, hodně to pomohlo u procesních map, čímž se dostávám k....

Popsaný proces je jediná cesta, nepopsaný proces jakoby nebyl

Jsou procesy zcela standardní a jsou procesy specifické pro danou společnost (a věřte nebo ne, je jich většina)

Máme klíčové faktory a  máme vstupy/výstupy transformačních míst, jinými slovy jsme získali vše, co potřebujeme k popsání těch nejzásadnějších procesů. Protože mnoho dat bylo získáváno z webových stránek - registrovaní účastníci akcí, noví členové a jejich členská sekce a další. SQL databáze v backendu webu se tak jevila jako ideální varianta. Netřeba popisovat běžně procesy fakturace či objednávání inzerce - ne, že by nebyly specifické a nezakreslovaly se, avšak nebyly odlišné natolik, abych je musel blíže zmiňovat. Hodně jsme se zamýšleli nad procesem akvizice nových členů a na to navazující proces správa členské základny a logicky proces akvizice inzerentů a partnerů jak na akce a konference, tak do časopisu HR Forum (dále jen HRF). Nástin toho, jak vypadá proces akvizice inzerentů a partnerů lze vidět o něco níže, v zásadě jde o následující: obchodní zástupce (OZ) potřebuje získat seznam potenciálních klientů (databáze členů, databáze dosavadních klientů a databáze firem z trhu, které potenciálně splňují kritéria pro klienty), aby mohl/a začít s oslovením. K dispozici také musí mít přístup do databáze dlohuodobých smluv pro případ, že by byli nasmlouváni klienti, kteří mohou (dle daných podmínek) mít inzerci/účast na akci zajištěnu dlouhodobou smlouvou (v tom případě se proces dostane až do fáze přípravy inzerce/účasti). Akvizice může být samozřejmě neúspěšná, neúspěšná s podmínkami nebo úspěšná a pak proces pokračuje dolaďováním podmínek (pokud je akvizice úspěšná), kde se vyplňují údaje o společnosti a kontaktních osobách, řeší se konkrétní podoba inzerátu/účasti (dle předpřipravených balíčků, možností, nebo případně na míru), zajišťuje se veškerá podpora, následně probíhá účast/inzerce a také následná péče a fakturace. Proces by měl samozřejmě vždy brát v potaz zápis do databází nebo vstup informací z databází tak, abychom měli vždy vše správně vyplněné a použitelné pro další případy, do dalších let nebo pro případné nástupce.  

  Potřebujeme třídy, potřebujeme pořadače a potřebujeme znát jejich závislost

Popsaný proces nám říká CO a KDO dělá v souvislostech. Musíme také popsat architekturu dat, jaká ukládáme a následně využíváme

 Data musí mít nějakou strukturu - jakou? To se dostáváme k druhému bodu, kde jsem zjišťoval, jaká data uživatelé potřebují a produkují. Podle nich a analýzy procesů jsem získal potřebné informace k tomu, abych popsal mapu tříd, včetně potenciálního dědění vlastností. Každá třída potřebuje také své atributy a vztahy, které ji popisují a které nesou hodnotnou informaci pro uživatele a které musí/mohou do systému také zadávat. Pro PMF je nejpodstatnější část systému, které by se v řeči modulů dalo říkat CRM - Customer Relationship Management, česky správa zákazníků. Právě TO jsou nejhodnotnější data pro společnost tohoto typu. I proto jsem jako příklad uvedl třídy právě z této části (viz níže), kde je vidět, jak může vypadat několik tříd a jejich vazby v tomto konkrétním případě. 

  V jakém prostředí systém poběží?

Když máme architekturu popsánu, přichází otázka - na jaké platformě?

 Můžeme koupit systém za 50 milionů, 5 milionů, 0,5 milionu nebo můžeme i pracovat i s tím, co ve firmě již máme. Záleží samozřejmě na rozsáhlosti projektu, finančních možnostech a mantinelech zadavatele, ale také na opravdových potřebách. Přiznám se bez mučení - SAP jsme nekupovali. Dokonce ani levnější systémy. Poradili jsme si s mySQL databází běžící "pod webem", která sbírala jak údaje přímo z webu od jeho uživatelů. Přes zašifrovanou sekci webu přistupují zaměstnanci a spolupracovníci do stejné databáze (se širšími možnostmi) a data si ukládají/berou podle potřeby a náplně své práce. Kromě sdíleného kalendáře v rámci exchange serveru (ve společnosti byly využívány MS Office, možnosti sdílených služeb Google Services tehdy nebyly na úrovni jako dnes, kdy bych pro tento případ doporučil spíše tuto variantu). Důležité sdílení dokumentů jsme namísto robustních řešení vyřešili "pouze" firemním serverem, sdíleným úložištěm (pracovně disk H:/), kde se vytvořila adresářová struktura odpovídající jednotlivým procesům a výskytům entit. 

A jaký je závěr

Jak je vidět na příkladu, který jsem se pokusil sepsat stručně, zato však všeříkajícím způsobem? I společnost, která nedisponuje rozpočtem v milionech či statisících korun, MŮŽE zásadně vylepšit svou organizaci, zefektivnit svou práci a vylepšit celkovou organiku svého systému. Pro takovéto menší účely si vystačíme zcela vklidu se základním software (tak, počítač musí mít operační systém, stejně jako server). Vše ostatní zvládneme s tím, co máte, nebo s minimem investic. 

Vešli jsme se do několika málo desítek tisíc a všichni v PMF si nemohli vynachválit, o kolik příjemněji se jim s daty pracuje. A rozhodně to nebylo převážně o technologiích - v tomto případě šlo spíše o trpělivé a věcné vysvětlení, v čem se musí změnit způsob práce jednotlivých zaměstnankyň, jak mají svá data ukládat a popisovat a čím mají vstupovat do systému - a jako odměna? To, co jim systém zpátky vydal, bylo PŘESNĚ to, co potřebovaly. Plus jsme si na závěr dali dobrou večeři a něco k pití :). 

O tom to je....nevystupuji v našem obchodním vztahu jako nějaký poradce, který rozebere vaši situaci ze všech stran a pak vám nabídne software, ze kterého má největší provizi. Vystupuji jako expert, který se vám bude věnovat, pochopí potřeby vaši společnosti a navrhne řešení bez ohledu na software - až teprve pokud si společně řekneme, že "takto to chceme", "tímto směrem chceme jít", teprve pak dojde (pokud vůbec) na fázi, ve které vybereme nejvhodnější softwarové řešení pro potřeby našeho návrhu. A přizpůsobíme si jej. A mnohdy ani nebude tento krok potřeba a zvládneme to s tím, co ve firmě máte. Třeba jako v PMF.